दस्तावेज़ स्वचालन

दस्तावेज़ स्वचालन (दस्तावेज़ असेंबली या दस्तावेज़ प्रबंधन के रूप में भी जाना जाता है) सिस्टम और कार्यप्रवाह का डिज़ाइन है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के निर्माण में सहायता करता है। इनमें तर्क-आधारित प्रणालियाँ शामिल हैं जो एक नए दस्तावेज़ को इकट्ठा करने के लिए पहले से मौजूद पाठ और/या डेटा के खंडों का उपयोग करती हैं। कानूनी दस्तावेजों, अनुबंधों और पत्रों को इकट्ठा करने के लिए कुछ उद्योगों में इस प्रक्रिया का तेजी से उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली का उपयोग सभी सशर्त पाठ, चर पाठ और दस्तावेज़ों के एक सेट के भीतर मौजूद डेटा को स्वचालित करने के लिए भी किया जा सकता है।

ऑटोमेशन सिस्टम कंपनियों को डेटा प्रविष्टि को कम करने, प्रूफरीडिंग में लगने वाले समय को कम करने और मानवीय त्रुटि से जुड़े जोखिमों को कम करने की अनुमति देता है। अतिरिक्त लाभों में शामिल हैं: कम पेपर हैंडलिंग, दस्तावेज़ लोडिंग, भंडारण, वितरण, डाक/शिपिंग, फैक्स, टेलीफोन, श्रम और कचरे के कारण समय और वित्तीय बचत।

दस्तावेज़ असेंबली
बुनियादी कार्य दोहराए जाने वाले दस्तावेज़ों को भरने वाले बोझिल मैनुअल को टेम्प्लेट-आधारित सिस्टम से बदलना है जहाँ उपयोगकर्ता सॉफ़्टवेयर-संचालित साक्षात्कार प्रश्नों या डेटा प्रविष्टि स्क्रीन का उत्तर देता है। एकत्र की गई जानकारी दस्तावेज़ को एक अच्छा पहला मसौदा बनाने के लिए पॉप्युलेट करती है। आज की अधिक उन्नत दस्तावेज़ स्वचालन प्रणालियाँ उपयोगकर्ताओं को प्रोग्रामिंग की आवश्यकता के बिना अपना स्वयं का डेटा और नियम (तर्क) बनाने की अनुमति देती हैं।

जबकि दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर मुख्य रूप से कानून, वित्तीय सेवाओं और जोखिम प्रबंधन उद्योगों में उपयोग किया जाता है, इसका उपयोग किसी भी उद्योग में किया जा सकता है जो लेन-देन-आधारित दस्तावेज़ बनाता है। दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कैसे किया जा सकता है इसका एक अच्छा उदाहरण वाणिज्यिक बंधक दस्तावेज़ है। एक ठेठ वाणिज्यिक बंधक लेनदेन में कई दस्तावेज शामिल हो सकते हैं, जिनमें निम्न शामिल हैं: इनमें से कुछ दस्तावेज़ों में सैकड़ों वैकल्पिक अनुच्छेदों और डेटा तत्वों के साथ 80 से 100 पृष्ठ हो सकते हैं। दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर में लेन-देन डेटा के आधार पर स्वचालित रूप से सही दस्तावेज़ चर भरने की क्षमता होती है। इसके अलावा, कुछ दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर में एक दस्तावेज़ सूट बनाने की क्षमता होती है, जहाँ सभी संबंधित दस्तावेज़ एक फ़ाइल में समाहित हो जाते हैं, जिससे अद्यतन और सहयोग आसान और तेज़ हो जाता है।
 * वचन पत्र
 * पर्यावरण क्षतिपूर्ति
 * ट्रस्ट डीड (रियल एस्टेट)
 * बंधक कानून
 * बंधकत्व

सीखने में आसान सरल सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों का उपयोग बिना किसी अनावश्यक जटिलता के दस्तावेजों की तैयारी को स्वचालित करने के लिए भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, पाथागोरस स्वयं को एक 'सादे पाठ, कोई फ़ील्ड की अनुमति नहीं' दस्तावेज़ असेंबली सिस्टम के रूप में रखता है। क्लिपबोर्ड प्रबंधक उपयोगकर्ता को अक्सर उपयोग किए जाने वाले टेक्स्ट अंशों को सहेजने, उन्हें तार्किक समूहों में व्यवस्थित करने और फिर अंतिम दस्तावेज़ों में पेस्ट करने के लिए जल्दी से एक्सेस करने की अनुमति देते हैं।

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन में
रसद में उपयोग किए जाने वाले कई दस्तावेज़ हैं। उन्हें कहा जाता है: चालान, पैकिंग सूचियां/स्लिप्स/शीट्स (प्रकट), सामग्री सूचियां, पिक टिकट, आगमन पावती फॉर्म (दस्तावेज)/कई प्रकार की रिपोर्टों (जैसे एमएसडीएस, क्षतिग्रस्त सामान, लौटाए गए सामान, विस्तृत/सारांश, आदि। ), आयात/निर्यात, वितरण (वाणिज्य), लदान का बिल (बीओएल), आदि। ये दस्तावेज़ आमतौर पर परेषिती और परेषक के बीच अनुबंध होते हैं, इसलिए वे दोनों पक्षों और किसी भी मध्यस्थ के लिए बहुत महत्वपूर्ण होते हैं, जैसे कि तृतीय पक्ष रसद कंपनी (3PL) और सरकारें। रसद, आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन और वितरण केंद्रों के भीतर दस्तावेज़ प्रबंधन आमतौर पर बारकोड स्कैनर, सॉफ्टवेयर और टेबलटॉप लेजर प्रिंटर का उपयोग करके मैन्युअल श्रम या अर्ध-स्वचालित रूप से किया जाता है। हाई स्पीड डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन सिस्टम के कुछ निर्माता हैं जो स्वचालित रूप से लेजर प्रिंटेड दस्तावेज़ की ऑर्डर से तुलना करेंगे और या तो शिपिंग कंटेनर (अक्सर एक लचीला पॉली बैग या नालीदार फाइबरबोर्ड/कठोर कंटेनर) में एक संलग्न बटुआ/पाउच डालें या स्वचालित रूप से लागू करें। इन दस्तावेज़ स्वचालन प्रणालियों को दिखाने वाले बाहरी वेबसाइट वीडियो लिंक के लिए नीचे देखें। गोपनीयता और पहचान की चोरी की सुरक्षा प्रमुख चिंताएं हैं, विशेष रूप से ई-कॉमर्स, इंटरनेट/ऑनलाइन शॉपिंग और खरीदारी चैनल (अन्य, पिछले संदर्भ कैटलॉग और मेल आदेश शॉपिंग हैं) की वृद्धि के साथ सही दस्तावेज़ की गारंटी देना पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। विवाहित या हर बार सही क्रम या शिपमेंट से संबंधित। दस्तावेज़ बनाने वाले सॉफ़्टवेयर हैं: उद्यम संसाधन योजना, गोदाम प्रबंधन प्रणाली, परिवहन प्रबंधन प्रणाली, लीगेसी मिडलवेयर और अधिकांश अकाउंटिंग पैकेज। कई अनुसंधान परियोजनाओं ने माल परिवहन में दस्तावेजों के व्यापक मानकीकरण और स्वचालन पर ध्यान दिया है।

कानूनी सेवाओं में
ऑटोमेशन तकनीक का उपयोग कानूनी दस्तावेजों के उत्पादन में किया जा सकता है, जैसे कि रोजगार अनुबंध और एस्टेट प्लानिंग दस्तावेज, संभावित रूप से एक ऑनलाइन इंटरफेस या डिसीजन ट्री के उपयोग के साथ। बड़ी कानून फर्मों में दस्तावेज़ असेंबली सिस्टम का उपयोग अक्सर काम को व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है, जैसे कि जटिल टर्म शीट्स और क्रेडिट समझौतों के पहले मसौदे के निर्माण के माध्यम से। कानूनी सेवा अधिनियम 2007 की अगुवाई में ब्रिटेन के कानूनी सेवा बाजार के उदारीकरण के साथ बड़े संस्थानों ने अपने ग्राहकों के लिए कानूनी सहायता शामिल करने के लिए अपनी सेवाओं का विस्तार किया है। इनमें से अधिकांश कंपनियाँ वेब पर कानूनी दस्तावेज़ सेवाएँ प्रदान करने के लिए दस्तावेज़ स्वचालन तकनीक के कुछ तत्वों का उपयोग करती हैं। इसे कमोडिटीकरण की दिशा में एक प्रवृत्ति के रूप में देखा गया है जिससे दस्तावेज़ स्वचालन जैसी तकनीकों का परिणाम उच्च मात्रा में होता है, कम मार्जिन वाली कानूनी सेवाओं को 'पैकेज' किया जाता है और बड़े पैमाने पर बाजार के दर्शकों को प्रदान किया जाता है।

बीमा में
बीमा पॉलिसियाँ और प्रमाणपत्र, प्रकार के आधार पर, पॉलिसी दस्तावेज़ सैकड़ों पृष्ठों के भी हो सकते हैं और उनमें बीमाधारक के बारे में विशिष्ट जानकारी शामिल होती है। आमतौर पर, अतीत में, ये बीमा दस्तावेज़ पैकेट a) फ्री-फॉर्म लेटर्स टाइप करके, b) प्री-प्रिंटेड ब्रोशर जोड़कर c) एडिटिंग टेम्प्लेट और d) आवश्यक जानकारी के साथ ग्राफिक्स को कस्टमाइज़ करके, फिर सभी को मैन्युअल रूप से छाँटकर और सम्मिलित करके बनाए गए थे। एक पैकेट में दस्तावेज और उन्हें बीमाधारक को डाक से भेजना। एक पैकेट में शामिल विभिन्न दस्तावेजों में निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज शामिल हो सकते हैं:
 * स्वागत पत्र
 * अनुबंध
 * प्रमाणपत्र
 * राज्य-विशिष्ट नीति दस्तावेज
 * बीमित वस्तुओं और बीमा राशियों की सूची
 * संशोधन
 * सवार
 * परिचय पत्र
 * कंपनी की जानकारी
 * विपणन सामग्री (अन्य उत्पाद)
 * जानकारी

एक पैकेट को एक साथ रखने में बहुत काम हो सकता है। अधिकांश पॉलिसी एडमिनिस्ट्रेशन सिस्टम में, सिस्टम शुरुआती बिंदु के रूप में कुछ प्रकार के पॉलिसी स्टेटमेंट उत्पन्न करेगा, लेकिन अन्य आवश्यक सामग्रियों के साथ अनुकूलित और बढ़ाया जाना आवश्यक हो सकता है।

यह भी देखें

 * दस्तावेज़ रचना
 * दस्तावेज़ मॉडलिंग
 * दस्तावेज़ प्रोसेसर
 * बुद्धिमान दस्तावेज़
 * टेम्पलेट प्रोसेसर
 * टर्नअराउंड दस्तावेज़

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