प्रलेख प्रबन्धन तंत्र

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) सामान्यतः एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली है जिसका उपयोग फ़ाइलों या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, साझा करने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने के लिए किया जाता है। कुछ प्रणालियों में इतिहास की खोज सम्मलित  है जहां विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाए गए और संशोधित किए गए विभिन्न संस्करणों का लॉग रिकॉर्ड किया जाता है। इस शब्द का सामग्री प्रबंधन प्रणाली की अवधारणाओं के साथ कुछ उल्लंघन होता है। इसे अक्सर उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) सिस्टम के एक घटक के रूप में देखा जाता है और यह डिजिटल संपत्ति प्रबंधन, दस्तावेज़ इमेजिंग, कार्यप्रवाह प्रणाली और रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली से संबंधित होता है।

इतिहास
1980 के दशक की शुरुआत में, कई विक्रेताओं ने कागज-आधारित दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर सिस्टम विकसित करना शुरू किया। ये प्रणालियां कागजी दस्तावेजों से संबंधित थीं, जिसमें न केवल मुद्रित और प्रकाशित दस्तावेज सम्मलित थे, बल्कि फोटोग्राफ, प्रिंट आदि भी सम्मलित  थे।

बाद में डेवलपर्स ने एक दूसरे प्रकार की प्रणाली को लिखना शुरू किया जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रबंधन कर सकता था, यानी, वे सभी दस्तावेज़, या फ़ाइलें, जो कंप्यूटर पर बनाए गए थे, और अक्सर उपयोगकर्ताओं के स्थानीय फाइल-सिस्टम पर संग्रहीत होते थे। प्रारंभिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम या तो सांपातिक फ़ाइल प्रकार, या सीमित संख्या में फ़ाइल स्वरूपों का प्रबंधन करते हैं। इनमें से कई प्रणालियाँ बाद में दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम के रूप में जाना जाने लगा, क्योंकि वे इमेज फ़ाइल स्वरूपों के कैप्चर, स्टोरेज, इंडेक्सिंग और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित थे। ईडीएम सिस्टम एक ऐसे बिंदु पर विकसित हुआ जहां सिस्टम किसी भी प्रकार के फ़ाइल स्वरूप को प्रबंधित कर सकता है, जिसे नेटवर्क पर संग्रहीत किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, सहयोग उपकरण, सुरक्षा, कार्यप्रवाह और अंकेक्षण क्षमताओं को सम्मलित करने के लिए एप्लिकेशन बढ़े।

इन प्रणालियों ने एक संगठन को फैक्स और प्रपत्रों को कैप्चर करने, दस्तावेजों की प्रतियों को छवियों के रूप में सहेजने और सुरक्षा और त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए संग्रहालय, में छवि फ़ाइलों को संग्रहीत करने में सक्षम बनाया (पुनर्प्राप्ति संभव हो गई क्योंकि सिस्टम ने दस्तावेज़ से पाठ के निष्कर्षण को  कैप्चर की प्रक्रिया में संभाला, और टेक्स्ट-इंडेक्सर फ़ंक्शन ने टेक्स्ट-पुनर्प्राप्ति क्षमताओं को प्रदान किया)।

जबकि कई EDM प्रणालियाँ अपने मूल फ़ाइल स्वरूप (Microsoft Word या Excel, PDF) में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करती हैं, कुछ वेब-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ HTML के रूप में सामग्री को संग्रहीत करने लगी हैं। ये HTML-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ प्रकाशन प्रणालियों या नीति प्रबंधन प्रणालियों के रूप में कार्य कर सकती हैं। सामग्री या तो ब्राउज़र आधारित संपादकों का उपयोग करके या गैर-HTML सामग्री के आयात और रूपांतरण द्वारा कैप्चर की जाती है।HTML के रूप में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना एक सरल पूर्ण-पाठ कार्यप्रवाह को सक्षम बनाता है,  क्योंकि अधिकांश खोज इंजन HTML के साथ मूल रूप से व्यवहार करते हैं। HTML संग्रहण प्रारूप के बिना DMS को पूर्ण पाठ खोज वर्कफ़्लो को थोड़ा और जटिल बनाने के लिए मालिकाना प्रारूप से पाठ निकालने की आवश्यकता होती है

बूलियन प्रश्नों, क्लस्टर विश्लेषण और स्टेमिंग क्लस्टर विश्लेषण सहित खोज क्षमताएं डीएमएस के महत्वपूर्ण घटक बन गए हैं क्योंकि उपयोगकर्ता इंटरनेट खोज के आदी हो गए हैं और अपनी सामग्री को व्यवस्थित करने में कम समय व्यतीत करते हैं।

अवयव
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ आमतौर पर भंडारण, संस्करण, मेटाडेटा, सुरक्षा, साथ ही अनुक्रमण और पुनर्प्राप्ति क्षमता प्रदान करती हैं। यहाँ इन घटकों का विवरण दिया गया है:

मानकीकरण
कई उद्योग संघ विशेष दस्तावेज़ नियंत्रण मानकों की अपनी सूची प्रकाशित करते हैं जो उनके विशेष क्षेत्र में उपयोग किए जाते हैं। निम्नलिखित कुछ प्रासंगिक आईएसओ दस्तावेजों की सूची है। डिवीजन आईसीएस 01.140.10 और 01.140.20। आईएसओ ने तकनीकी दस्तावेज के संबंध में मानकों की एक श्रृंखला भी प्रकाशित की है, जो 01.110 के विभाजन द्वारा कवर की गई है।
 * आईएसओ 2709 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - सूचना के आदान-प्रदान के लिए प्रारूप
 * आईएसओ 15836 सूचना और प्रलेखन - डबलिन कोर मेटाडेटा तत्व सेट
 * आईएसओ 15489 सूचना और दस्तावेज़ीकरण - अभिलेख प्रबंधन
 * आईएसओ 21127सूचना और प्रलेखन - सांस्कृतिक विरासत की जानकारी के आदान-प्रदान के लिए एक संदर्भ सत्तामीमांसा
 * आईएसओ 23950 सूचना और प्रलेखन - सूचना पुनर्प्राप्ति (Z39.50) - अनुप्रयोग सेवा परिभाषा और प्रोटोकॉल विनिर्देश
 * आईएसओ10244 दस्तावेज़ प्रबंधन - व्यवसाय प्रक्रिया आधारभूत और विश्लेषण
 * आईएसओ 32000 दस्तावेज़ प्रबंधन - पोर्टेबल दस्तावेज़ दस्तावेज़ प्रारूप
 * सूचना सुरक्षा प्रबंधन प्रणाली के लिए ISO/IEC 27001 विशिष्टता

दस्तावेज़ नियंत्रण
सरकारी नियमों की आवश्यकता है कि कुछ उद्योगों में काम करने वाली कंपनियां अपने दस्तावेज़ों को नियंत्रित करें। इन उद्योगों में लेखांकन सम्मलित है (उदाहरण के लिए: 8वां निर्देश (यूरोपीय संघ), सरबनेस-ऑक्सले अधिनियम), खाद्य सुरक्षा (उदाहरण के लिए, यूएस में खाद्य सुरक्षा आधुनिकीकरण अधिनियम), आईएसओ (ऊपर उल्लिखित), चिकित्सा उपकरण निर्माण (खाद्य और औषधि प्रशासन), रक्त, मानव कोशिकाओं और ऊतक उत्पादों (FDA), स्वास्थ्य सेवा (JCAHO), और सूचना प्रौद्योगिकी (ITIL) का निर्माण। गोपनीयता, वारंटी, या अन्य अत्यधिक विनियमित उद्देश्यों के लिए वे जिस प्रकार की जानकारी रखते हैं, उसके कारण कुछ उद्योग सख्त दस्तावेज़ नियंत्रण आवश्यकताओं के तहत काम करते हैं। उदाहरणों में HIPAA द्वारा आवश्यक संरक्षित स्वास्थ्य सूचना (PHI) या वारंटी अवधि के लिए आवश्यक निर्माण परियोजना दस्तावेज़ सम्मलित हैं। एक सूचना प्रणाली रणनीति योजना (आईएसएसपी) मध्यम से लंबी अवधि के लिए संगठनात्मक सूचना प्रणाली को आकार दे सकती है। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संग्रहित दस्तावेज़—जैसे कि प्रक्रियाएँ, कार्य निर्देश और नीति कथन—नियंत्रण में दस्तावेज़ों का साक्ष्य प्रदान करते हैं। अनुपालन करने में विफल रहने पर जुर्माना लगाया जा सकता है, व्यवसाय को नुकसान हो सकता है, या व्यवसाय की प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है।

दस्तावेज़ नियंत्रण के महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:
 * रिलीज से पहले दस्तावेजों की समीक्षा और अनुमोदन
 * समीक्षा और अनुमोदन
 * परिवर्तन सुनिश्चित करना और संशोधन स्पष्ट रूप से पहचाने गए हैं
 * यह सुनिश्चित करना कि लागू दस्तावेजों के प्रासंगिक संस्करण उनके उपयोग के बिंदुओं पर उपलब्ध हैं
 * यह सुनिश्चित करना कि दस्तावेज़ सुपाठ्य और पहचान योग्य बने रहें
 * यह सुनिश्चित करना कि बाहरी दस्तावेज़ (जैसे ग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए दस्तावेज़ या आपूर्तिकर्ता मैनुअल) की पहचान और नियंत्रण किया जाता है
 * अप्रचलित दस्तावेजों के "अनपेक्षित" उपयोग को रोकना

एकीकृत डीएम
एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन में एक उद्यम में 'दस्तावेज़ों' को पकड़ने, प्रबंधित करने, संग्रहीत करने, संरक्षित करने, वितरित करने और निपटाने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रौद्योगिकियाँ, उपकरण और विधियाँ सम्मलित हैं। इस संदर्भ में 'दस्तावेज़' छवियों, कार्यालय दस्तावेजों, ग्राफिक्स, और चित्रों के साथ-साथ वेब पेज, ईमेल, तत्काल संदेश और वीडियो जैसे नए इलेक्ट्रॉनिक ऑब्जेक्ट्स सहित असंख्य सूचना संपत्तियों में से कोई भी हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर
सूचनाओं के भंडारण में कागजी दस्तावेजों का लंबे समय से उपयोग किया जाता रहा है। हालांकि, कागज महंगा हो सकता है और, यदि अत्यधिक उपयोग किया जाता है, तो बेकार हो सकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर केवल एक उपकरण नहीं है, बल्कि यह उपयोगकर्ता को संग्रहीत जानकारी को एक्सेस करने, ट्रैक करने और संपादित करने देता है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक इलेक्ट्रानिक्स कैबिनेट है जिसका उपयोग सभी पेपर और डिजिटल फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है। सॉफ्टवेयर व्यवसायों को कागज को डिजिटल फाइलों में संयोजित करने और स्कैन होने और डिजिटल प्रारूपों के आयात होने के बाद इसे एक हब में स्टोर करने में मदद करता है। डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक सभी दस्तावेज़ों और डेटा की सुरक्षा के लिए "विफल-सुरक्षित" वातावरण है। विशेष रूप से भारी निर्माण उद्योग में, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टीम के सदस्यों को उन परियोजनाओं के दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से देखने और अपलोड करने की अनुमति देता है जिन्हें उन्हें कहीं से भी और किसी भी समय दिन-प्रतिदिन के संचालन को कारगर बनाने में मदद करने के लिए सौंपा गया है।

यह भी देखें

 * निर्माण सहयोग प्रौद्योगिकी
 * ग्राहक संचार प्रबंधन
 * डेटा प्रसार
 * दस्तावेज़ स्वचालन
 * दस्तावेज़ीकरण
 * उद्यम सामग्री प्रबंधन
 * सूचना भंडार
 * सूचना विज्ञान
 * बुद्धिमान दस्तावेज़
 * ज्ञानधार
 * ज्ञान प्रबंधन
 * पुस्तकालय विज्ञान
 * उत्पाद डेटा प्रबंधन
 * संशोधन नियंत्रण
 * स्निपेट प्रबंधन
 * वर्गीकरण (सामान्य)
 * तकनीकी डेटा प्रबंधन प्रणाली
 * तकनीकी दस्तावेज