सुविधा प्रबंधन

सुविधा प्रबंधन या सुविधा प्रबंधन (एफएम) एक व्यावसायिक प्रबंधन अनुशासन है जो वास्तविक संपत्ति और भवनों संबंधित संभार तंत्र और अन्य सहायक सेवाओं के कुशल और प्रभावी वितरण पर केंद्रित है। यह मानकीकरण के लिए अंतर्राष्ट्रीय संगठन (आईएसओ) द्वारा परिभाषित लोगों, स्थान, प्रक्रिया और प्रौद्योगिकी को एकीकृत करके निर्मित पर्यावरण की कार्यक्षमता, सुख, सुरक्षा और दक्षता सुनिश्चित करने के लिए कई विषयों को सम्मिलित करता है। इस व्यवसाय को वैश्विक सुविधा प्रबंधन संघ (ग्लोबल एफएम) सदस्य संगठनों के माध्यम से प्रमाणित किया जाता है।

इतिहास
आईटी सिस्टम के नेटवर्क प्रबंधन के संदर्भ में आईबीएम के पूर्व छात्र और इलेक्ट्रॉनिक डेटा सिस्टम्स संस्थापक रॉस पेरोट द्वारा 1960 के दशक में "सुविधा प्रबंधन" शब्द गढ़ा गया था, और शीघ्र ही वाणिज्यिक अंतरिक्ष प्रबंधन के सभी तत्वों को सम्मिलित करने के लिए इसका विस्तार किया गया।

हरमन मिलर (निर्माता) प्रायोजित वर्ष 1979 के सम्मेलन के दौरान रणनीतिक संगठनात्मक योजना की प्रक्रियाओं के अभिन्न अंग के रूप में सुविधा प्रबंधन का प्रतिनिधित्व किया गया था। बैठक होने पर, उपस्कर (फर्नीचर) निर्माता ने सुविधा प्रबंधन संस्थान (FMI) उद्घाटन किया, जिसका मुख्यालय ऐन आर्बर, मिशिगन में है।

राष्ट्रीय सुविधा प्रबंधन संघ (एनएफएमए) का गठन वर्ष 1980 में किया गया था, जो समग्र व्यवसाय को एक उद्यम से वियोजित करता है। वर्ष 1982 में, एनएफएमए ने अंतर्राष्ट्रीय सुविधा प्रबंधन संघ (आईएफएमए) बनाने के लिए विस्तार किया।

वर्ष 1986 में, एसोसिएशन ऑफ़ फैसिलिटी मैनेजर्स (एएफएम) के रूप में, यूके में पहला व्यावसायिक एफएम संगठन प्रारंभ किया गया था।

परिभाषाएं और कार्यक्षेत्र (स्कोप)
व्यावसायिक एफएम का उद्देश्य है एक अंतःविषय व्यावसायिक कार्य के रूप में सार्वजनिक और निजी संगठनों के भीतर सुविधाओं और सेवाओं की आवश्यकता और आपूर्ति के समन्वय करना। शब्द "सुविधा" (बहु. सुविधाएं) का अर्थ है जो किसी उद्देश्य को पूरा करने के लिए बनाया, संस्थापित या स्थापित किया गया है, इंटरनेशनल फैसिलिटी मैनेजमेंट एसोसिएशन (आईएफएमए) वर्ष 1998, जो सामान्य रूप से, प्रत्येक "मूर्त संपत्ति है जो एक संगठन का समर्थन करती है।" उदाहरणों में: अचल संपत्ति (रियल एस्टेट), भवन, तकनीकी आधारभूत संरचना, हीटिंग, एचवीएसी, प्रकाश व्यवस्था, परिवहन, IT-सेवाएं, उपस्कर, अभिरक्षा, मैदान संरक्षण और अन्य उपयोगकर्ता-विशिष्ट उपकरण और साधन सम्मिलित हैं।

अप्रैल 2017 में, मानकीकरण के लिए अंतर्राष्ट्रीय संगठन ने सुविधा प्रबंधन के लिए आईएसओ 41011:2017 मानक प्रकाशित किया, इसे "संगठनात्मक कार्य" के रूप में परिभाषित किया जो मुख्य व्यवसाय की उत्पादकता है और लोगों के जीवन की गुणवत्ता में सुधार के उद्देश्य से निर्मित वातावरण के भीतर लोगों, स्थान और प्रक्रिया को एकीकृत करता है। आईएसओ परिभाषा को अगस्त 2017 में बीआईएफएम द्वारा औपचारिक रूप से अपनाया गया था।

सुविधाओं के प्रबंधन के लिए एक प्रबंधन प्रणाली मानक भी आईएसओ द्वारा विकसित किया गया और आईएसओ 41001:2018 के रूप में प्रकाशित किया गया।

क्षेत्र
सुविधाएं प्रबंधन दो क्षेत्रों में बांटा गया है: इसके संचालन के दो व्यापक क्षेत्रों को सामान्यतः "हार्ड एफएम" और "सॉफ्ट एफएम" कहा जाता है। पहला भौतिक निर्मित वातावरण को संदर्भित करता है जिसमें कार्यस्थल और आधारिक संरचना के निर्माण पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। दूसरा लोगों और संगठन को सम्मिलित करता है और कार्य मनोविज्ञान और व्यावसायिक शरीरक्रियाविज्ञान से संबंधित है।
 * अंतरिक्ष और आधारिक संरचना, जैसे योजना, डिजाइन, कार्यस्थल, निर्माण, पट्टा, अधिभोग, संरक्षण और उपस्कर
 * लोग और संगठन, जैसे खानपान, सफाई, सूचना और संचार प्रौद्योगिकी, मानव संसाधन, लेखाकरण, विपणन और आतिथ्य।

आईएफएमए के अनुसार: "एफएम संगठन के लोगों और कार्य के साथ भौतिक कार्यस्थल के समन्वय की प्रथा है। यह व्यवसाय प्रशासन, वास्तुकला, और व्यवहार विज्ञान और अभियांत्रिकी के सिद्धांतों को एकीकृत करता है। 2017 के वैश्विक कार्य कार्य विश्लेषण में, आईएफएमए ने सुविधा प्रबंधन की ग्यारह दक्षताओं की पहचान इस प्रकार की:


 * नेतृत्व और रणनीति
 * संचालन और संरक्षण
 * वित्त और व्यापार
 * पर्यावरण प्रबंधन और निरंतरता
 * परियोजना प्रबंधन
 * मानव कारक और नृकरमविज्ञान (एर्गोनॉमिक्स)
 * अचल संपत्ति और संपत्ति प्रबंधन
 * सुविधा और प्रौद्योगिकी प्रबंधन
 * विपत्त‍ि प्रबंधन
 * संचार
 * गुणवत्ता और प्रदर्शन

द इंस्टीट्यूट ऑफ वर्कप्लेस एंड फैसिलिटीज मैनेजमेंट, पूर्व में ब्रिटिश इंस्टीट्यूट ऑफ फैसिलिटीज मैनेजमेंट, ने यूरोपीय परिभाषा को अपनाया और अपने मान्यता प्राप्त योग्यता रूपरेखा के माध्यम से स्कूल छोड़ने वाले स्तर से लेकर मास्टर डिग्री स्तर तक वृत्ति पथ पाठ्यक्रम प्रदान करता है जो यूरोपीय योग्यता रूपरेखा के साथ संरेखित है।

एफएम व्यावसायिक सेवाओं के अतिरिक्त अन्य गतिविधियों को भी समाविष्ट कर सकता है: इन्हें गैर-मुख्य कार्यों के रूप में संदर्भित किया जाता है और एक व्यावसायिक क्षेत्र से दूसरे में भिन्न होता है। एफएम भी लागत कम करने और सार्वजनिक या निजी क्षेत्र के ग्राहक संगठनों के मुख्य व्यवसाय में मूल्य जोड़ने के दबाव में निरंतर नवाचार और विकास के अधीन है।

मान्यता प्राप्त शिक्षाविद
सुविधा प्रबंधन को प्रायः एफएम संस्थानों, विश्वविद्यालयों और संघों द्वारा समन्वित शिक्षा, प्रशिक्षण और व्यावसायिक योग्यता के साथ समर्थित किया जाता है। स्नातक और स्नातकोत्तर दोनों स्तरों पर डिग्री कार्यक्रम उपस्थित हैं। सुविधा प्रबंधन 1990 के दशक से एक मान्यता प्राप्त शैक्षणिक अनुशासन रहा है। यूरोप में प्रारंभिक एफएम शोध कार्य यूके, नीदरलैंड और नॉर्डिक देशों के विश्वविद्यालयों में शुरू हुआ, जहां अकादमियों ने अनुसंधान केंद्रों को वित्त पोषित किया और स्नातक, परास्नातक और पीएचडी स्तरों पर पाठ्यक्रम स्थापित करना शुरू किया।

प्रारंभिक यूरोपीय एफएम अनुसंधान केंद्रों में 1990 में ग्लासगो में स्थापित सेंटर फॉर फैसिलिटीज मैनेजमेंट (सीएफएम) शामिल है; प्रौद्योगिकी के डेल्फ़्ट विश्वविद्यालय में लोगों और भवनों के लिए केंद्र; और नॉर्वेजियन यूनिवर्सिटी ऑफ साइंस एंड टेक्नोलॉजी में मेटामोर्फोस।श्रीलंका में वास्तुकला के मोरातुवा संकाय विश्वविद्यालय ने 2006 से सुविधाएं प्रबंधन में बीएससी की डिग्री की प्रस्तुत की है।

वर्ष 2018 में, यूरोएफएम में 50 विश्वविद्यालयों और शोध संस्थानों का प्रतिनिधित्व किया गया था। जर्मन फैसिलिटी मैनेजमेंट एसोसिएशन (जीईएफ़एमए) ने जर्मनी में एप्लाइड साइंसेज के विश्वविद्यालयों और विश्वविद्यालयों में 16 एफएम अध्ययन कार्यक्रमों और पाठ्यक्रमों को प्रमाणित किया है।

वर्ष 2021 तक, आईएफएमए संयुक्त राज्य अमेरिका, श्रीलंका, दक्षिण कोरिया, सिंगापुर, जर्मनी, हांगकांग, आयरलैंड और नीदरलैंड के विश्वविद्यालय डिग्री कार्यक्रमों को मान्यता देता है।

सुविधा प्रबंधक की भूमिका
सुविधा प्रबंधक (एफएम) व्यावसायिक कार्यों में कार्य करते हैं। एक एफएम की मुख्य प्राथमिकता लोगों को जीवित और सुरक्षित रखना है। सुविधा प्रबंधकों को दो स्तरों पर काम करने की आवश्यकता है:
 * सामरिक दृष्टि से और युक्तिसंगत ढंग से: ग्राहकों और अंतिम उपयोगकर्ताओं को समष्टि, सेवाओं, लागत और व्यावसायिक विपत्ति के प्रावधान पर उनके निर्णयों के संभावित प्रभाव को समझने में सहायता करना।
 * परिचालन रूप से: अधिभोक्ता को कार्य करने के लिए एक सामूहिक और लागत प्रभावी वातावरण सुनिश्चित करना।

ईएचएस: पर्यावरण, स्वास्थ्य और सुरक्षा
एक संगठन में एफएम विभाग को कई पर्यावरण और सुरक्षा संबंधी विवादों की पहचान, विश्लेषण, मूल्यांकन, नियंत्रण और प्रबंधन करने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने में विफल रहने से अस्वास्थ्यकर स्थितियां उत्पन्न हो सकती हैं, जिससे कर्मचारी बीमार पड़ सकते हैं, चोटिल हो सकते है, व्यापार में हानि हो सकती है, अभियुक्ति चलायी जा सकती है और बीमा के अनुरोध किए जा सकते हैं। सुरक्षा अतिपत्ति से प्रतिकूल प्रचार से ग्राहकों और निवेशकों का व्यवसाय में विश्वास भी प्रभावित हो सकता है।

अग्नि सुरक्षा
अग्नि से होने वाली विपत्ति जीवन हानि और संपत्ति को हानि पहुंचाने या व्यवसाय को बंद करने की क्षमता के उच्चतम विपत्तियों में से एक है। सुविधा प्रबंधन विभाग के पास सभी सुविधाओं के अग्नि सुरक्षा उपकरणों और प्रणालियों के संरक्षण, निरीक्षण और परीक्षण, अभिलेख सुरक्षा और अनुपालन के प्रमाण पत्र होंगे।

सुरक्षा
प्रायः कर्मचारियों और व्यवसाय की सुरक्षा तथा विशेष रूप से सुरक्षा धातु सामग्री के संरक्षण सुविधा प्रबंधन विभाग के नियंत्रण में आता है। मानवयुक्त रक्षा एक भिन्न विभाग के नियंत्रण में हो सकती है।

संरक्षण, परीक्षण और निरीक्षण
संरक्षण, परीक्षण और निरीक्षण अनुसूची यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि उपकरण के जीवन को अधिकतम करने और विफलता के संकट को कम करने के लिए वैधानिक दायित्वों के अनुपालन में सुविधा सुरक्षित और कुशलता से चल रही है। प्रायः कंप्यूटर एडेड सुविधा प्रबंधन (सीएएफ़एम) प्रणाली का उपयोग करके कार्य की योजना बनाई जाती है। भवन संरक्षण में भवनों, उनके घटकों के संरक्षण और सुधार के लिए आवश्यक सभी निवारक, उपचारात्मक और उन्नयन कार्य सम्मिलित हैं। इन कार्यों में रंगसाजी और सजावट, बढ़ईगीरी, नलकर्म, काचितीकरण, पलस्तर और टाइलिंग जैसे कार्य सम्मिलित हो सकते हैं।

भवनों को उनके संरक्षण की आवश्यकता को कम करने की दृष्टि से विरूपित किया जा सकता है।

सफाई
प्रायः सफाई संचालन व्यावसायिक अवधि से अलग किया जाता है, लेकिन शौचालयों की सफाई के लिए व्यवसायों के समय की अवधि में प्रावधान किया जा सकता है, उपभोग्य सामग्रियों (जैसे टॉयलेट रोल, साबुन) को फिर से भरना और साथ ही कूड़ा उठाना और प्रतिक्रियाशील प्रतिक्रिया आवधिक (दैनिक, साप्ताहिक और मासिक) कार्य की एक श्रृंखला के रूप में निर्धारित की जाती है।

परिचालन
सुविधा प्रबंधन विभाग के पास भवन के दिन-प्रतिदिन के संचालन की जिम्मेदारियां हैं; ये कार्य आउटसोर्सिंग हो सकते हैं या सीधे नियोजित कर्मचारियों द्वारा किए जा सकते हैं। यह एक नीतिगत विवाद है लेकिन इनमें सम्मिलित अनेक गतिविधियों में आवश्यक प्रतिक्रिया की तात्कालिकता के कारण सुविधा प्रबंधक को प्रायः दैनिक विवरण या एक विस्तारित प्रक्रिया की आवश्यकता होगी।

विशिष्ट विवादों के लिए केवल आवधिक संरक्षण से अधिक संरक्षण की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, वे जो व्यवसाय की उत्पादकता को रोक या बाधित कर सकते हैं या जिनके सुरक्षा निहितार्थ हैं। इनमें से कई सुविधा प्रबंधन द्वारा व्यवस्थित "सहायता डेस्क" से किया जाता है जिससे कर्मचारियों से या तो टेलीफोन या ईमेल द्वारा संपर्क किया जा सकता है। हेल्प डेस्क कॉल की प्रतिक्रिया को प्राथमिकता दी जाती है जैसे बहुत गर्म या बहुत ठंडी, रोशनी काम नहीं कर रही, फ़ोटोकापी मशीन अवरोध, कॉफी अधिप्लाव या विक्रय मशीन की सरल समस्याओं के रूप में हो सकती है।

मीटिंग रूम, कार पार्किंग स्थान और कई अन्य सेवाओं को बुक करने के लिए हेल्प डेस्क का उपयोग किया जा सकता है, लेकिन प्रायः यह इस बात पर भी निर्भर करता है कि सुविधा विभाग कैसे व्यवस्थित है। सुविधाओं को दो वर्गों में विभाजित किया जा सकता है जिन्हें अक्सर "सॉफ्ट" सेवाओं जैसे रिसेप्शन और पोस्ट रूम और "हार्ड" सेवाओं जैसे यांत्रिक, अग्नि और विद्युत सेवाओं के रूप में संदर्भित किया जाता है।

व्यापार निरंतरता योजना
सभी संगठनों के पास एक निरंतरता योजना होनी चाहिए जिससे कि आग लगने या बड़ी विफलता की स्थिति में व्यवसाय जल्दी ठीक हो सके। बड़े संगठनों में, यह हो सकता है कि कर्मचारी किसी अन्य साइट पर चले जाएँ जो प्रचलित संचालन को प्रतिरूप करने के लिए स्थापित की गई है। सुविधाएं प्रबंधन विभाग प्रमुख खिलाड़ियों में से एक होगा, यदि व्यवसाय को रिकवरी साइट पर ले जाना आवश्यक होगा।

अंतरिक्ष आवंटन और परिवर्तन
कई संगठनों में, कार्यालय अभिन्यास अधिक परिवर्तन करने के अधीन होते हैं। इस प्रक्रिया को मंथन कहा जाता है, और एक वर्ष के दौरान स्थानांतरित किए गए कर्मचारियों के प्रतिशत को मंथन दर के रूप में जाना जाता है। सामान्यतः यह परिवर्तन सुविधा प्रबंधन विभाग द्वारा कंप्यूटर एडेड डिज़ाइन (CAD) प्रणाली का उपयोग करके नियोजित किए जाते हैं। कार्यालय अभिन्यास से संबंधित वैधानिक आवश्यकताओं के साथ व्यापार अनुपालन की आवश्यकताओं को पूरा करने के अतिरिक्त इसमें सम्मिलित हैं: ऐसी जगह पर भी विचार किया जा सकता है जहां कर्मचारी विक्रय, खानपान या पेय बना कर अपनी मेज़ (डेस्क) पर आराम कर सकते है।
 * प्रत्येक कर्मचारी सदस्य को न्यूनतम स्थान प्रदान किया जाना चाहिए
 * अग्नि सुरक्षा व्यवस्था
 * प्रकाश स्तर
 * साइनेज
 * संवाहन
 * तापमान नियंत्रण
 * पीने का पानी और शौचालय जैसी कल्याणकारी व्यवस्था

विश्व एफएम दिवस
वर्ष 2009 से, वैश्विक(ग्लोबल) एफएम ने एक वार्षिक विश्व सुविधाएं प्रबंधन दिवस के रूप में "विश्व एफएम दिवस" ​​प्रायोजित किया जाता है। वर्ष 2022 विश्व एफएम दिवस (22 मई 2022) का विषय " उस दिन का उद्देश्य एक स्थायी भविष्य का नेतृत्व करना था;" "कार्यस्थल और सुविधाओं के प्रबंधकों और व्यापक उद्योग को पूरे विश्व में व्यापार में योगदान देने वाले महत्वपूर्ण कार्य को पहचानना और मनाना है।"

यह भी देखें

 * 1:5:200
 * गतिविधि आधारित कार्य
 * गतिविधि संबंध चार्ट
 * एएम/एफएम/जीआईएस
 * सुविधा सूचना प्रतिरूप
 * वैश्विक सुविधा प्रबंधन संघ (ग्लोबल एफएम)
 * कार्यस्थल और सुविधाएं प्रबंधन संस्थान
 * निर्माण की जानकारी की मॉडलिंग
 * कम्प्यूटरीकृत संरक्षण प्रबंधन प्रणाली
 * परिपूऋण आधारिक संरचना
 * चौकीदार
 * भौतिक संयंत्र
 * संपत्ति प्रबंधन
 * यूएस जीएसए राजकीय निर्माण सेवा