दस्तावेज़ स्वचालन

दस्तावेज़ स्वचालन (दस्तावेज़ संयोजन या दस्तावेज़ प्रबंधन के रूप में भी जाना जाता है) सिस्टम और कार्यप्रवाह का डिज़ाइन है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के निर्माण में सहायता करता है। इनमें तर्क-आधारित सिस्टम सम्मिलित हैं जो नए दस्तावेज़ को इकट्ठा करने के लिए पहले से मौजूद टेक्स्ट और/या डेटा के सेगमेंट का उपयोग करते हैं। कुछ उद्योगों में कानूनी दस्तावेजों, अनुबंधों और पत्रों को इकट्ठा करने के लिए इस प्रक्रिया का तेजी से उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली का उपयोग सभी सशर्त पाठ, चर पाठ और दस्तावेज़ों के एक सेट में निहित डेटा को स्वचालित करने के लिए भी किया जा सकता है।

स्वचालन प्रणाली कंपनियों को डेटा प्रविष्टि को कम करने, प्रूफरीडिंग में लगने वाले समय को कम करने और मानवीय त्रुटि से जुड़े जोखिमों को कम करने की अनुमति देती है। अतिरिक्त लाभों में पेपर हैंडलिंग, दस्तावेज़ लोडिंग, वेयरहाउसिंग, वितरण, डाक/शिपिंग, फैक्स, टेलीफोन, श्रम और कचरे में कमी के कारण समय और वित्तीय बचत सम्मिलित है।

दस्तावेज़ असेंबली
बुनियादी कार्य दोहराए जाने वाले दस्तावेज़ों को भरने वाले बोझिल मैनुअल को टेम्प्लेट-आधारित सिस्टम से बदलना है, जहाँ उपयोगकर्ता सॉफ़्टवेयर-चालित साक्षात्कार प्रश्नों या डेटा प्रविष्टि स्क्रीन का उत्तर देता है। एकत्र की गई जानकारी तब दस्तावेज़ को एक अच्छा पहला मसौदा तैयार करने के लिए भरती है। आज की अधिक उन्नत दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली उपयोगकर्ताओं को प्रोग्रामिंग की आवश्यकता के बिना अपना डेटा और नियम (तर्क) बनाने की अनुमति देती है।

जबकि दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर मुख्य रूप से कानूनी, वित्तीय सेवाओं और जोखिम प्रबंधन उद्योगों में उपयोग किया जाता है, इसका उपयोग किसी भी उद्योग में किया जा सकता है जो लेन-देन-आधारित दस्तावेज़ बनाता है। दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कैसे किया जा सकता है इसका अच्छा उदाहरण वाणिज्यिक बंधक दस्तावेज़ है। ठेठ वाणिज्यिक बंधक लेनदेन में कई दस्तावेज़ सम्मिलित हो सकते हैं, जिनमें सम्मिलित हैं:


 * वचन पत्र
 * पर्यावरणीय क्षतिपूर्ति
 * ट्रस्ट डीड (रियल एस्टेट)
 * गिरवी रखना
 * गारंटी

इनमें से कुछ दस्तावेज़ों में सैकड़ों वैकल्पिक अनुच्छेदों और डेटा तत्वों के साथ 80 से 100 पृष्ठ हो सकते हैं। दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर में लेन-देन डेटा के आधार पर स्वचालित रूप से सही दस्तावेज़ चर भरने की क्षमता होती है। इसके अलावा, कुछ दस्तावेज़ स्वचालन सॉफ़्टवेयर में दस्तावेज़ सूट बनाने की क्षमता होती है, जहाँ सभी संबंधित दस्तावेज़ फ़ाइल में समाहित हो जाते हैं, अद्यतन और सहयोग को आसान और तेज़ बनाते हैं।

सीखने में आसान सरल सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों का उपयोग दस्तावेजों की तैयारी को स्वचालित करने के लिए भी किया जा सकता है, बिना किसी जटिलता के। उदाहरण के लिए, पाथागोरस स्वयं को 'सादा पाठ, कोई फ़ील्ड अनुमत नहीं' दस्तावेज़ संयोजन प्रणाली के रूप में रखता है। क्लिपबोर्ड प्रबंधक उपयोगकर्ता को प्रायः उपयोग किए जाने वाले टेक्स्ट अंशों को सहेजने, उन्हें तार्किक समूहों में व्यवस्थित करने और फिर अंतिम दस्तावेज़ों में चिपकाने के लिए जल्दी से एक्सेस करने की अनुमति देते हैं।

आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन में
रसद (लॉजिस्टिक्स) में कई दस्तावेज़ उपयोग किए जाते हैं। उन्हें कहा जाता है: चालान, पैकिंग सूची/स्लिप/शीट (प्रकट), सामग्री सूची, पिक टिकट, आगमन पावती प्रपत्र/कई प्रकार की रिपोर्ट (जैसे एमएसडीएस, क्षतिग्रस्त सामान, लौटाया गया सामान, विस्तृत/सारांश, आदि), आयात/निर्यात, वितरण, लदान का बिल (बीओएल), आदि। ये दस्तावेज़ सामान्यतः माल पाने वाले और भेजने वाले के बीच के अनुबंध होते हैं, इसलिए वे दोनों पक्षों और किसी भी मध्यस्थ के लिए बहुत महत्वपूर्ण होते हैं, जैसे कि एक तृतीय-पक्ष लॉजिस्टिक कंपनी (3PL) और सरकारें होती हैl रसद, आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन और वितरण केंद्रों के भीतर दस्तावेज़ प्रबंधन सामान्यतः बारकोड स्कैनर, सॉफ्टवेयर और टेबलटॉप लेजर प्रिंटर का उपयोग करके मैन्युअल श्रम या अर्द्ध स्वचालित रूप से किया जाता है। हाई-स्पीड डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन सिस्टम के कुछ निर्माता हैं जो स्वचालित रूप से लेजर-प्रिंटेड दस्तावेज़ की तुलना ऑर्डर से करेंगे और शिपिंग कंटेनर (प्रायः लचीला पॉली बैग या नालीदार फाइबरबोर्ड/कठोर कंटेनर) में संलग्न वॉलेट/पाउच को सम्मिलित या स्वचालित रूप से लागू करेंगे। इन दस्तावेज़ स्वचालन प्रणालियों को प्रदर्शित करने वाले बाहरी वेबसाइट वीडियो लिंक के लिए नीचे देखें। गोपनीयता की सुरक्षा और पहचान की चोरी प्रमुख चिंताएं हैं, विशेष रूप से ई-कॉमर्स, इंटरनेट/ऑनलाइन शॉपिंग और शॉपिंग चैनल (अन्य, पिछले संदर्भ कैटलॉग और मेल ऑर्डर शॉपिंग हैं) की वृद्धि के साथ सही दस्तावेज़ की गारंटी देना पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। विवाहित हैं या हर बार सही क्रम या शिपमेंट से संबंधित। दस्तावेज़ तैयार करने वाले सॉफ़्टवेयर में ईआरपी (उद्यम संसाधन योजना), डब्ल्यूएमएस (गोदाम प्रबंधन प्रणाली), टीएमएस (परिवहन प्रबंधन प्रणाली), लीगेसी मिडलवेयर और अधिकांश लेखा पैकेज सम्मिलित हैंl

कई अनुसंधान परियोजनाओं ने माल उद्योग में दस्तावेजों के व्यापक मानकीकरण और स्वचालन पर ध्यान दिया है।

कानूनी सेवाओं में
कानूनी दस्तावेजों के उत्पादन में ऑटोमेशन तकनीक का इस्तेमाल किया जा सकता है, जैसे कि रोजगार अनुबंध और एस्टेट प्लानिंग दस्तावेज, संभावित रूप से ऑनलाइन इंटरफेस या डिसीजन ट्री के उपयोग के साथ। बड़ी कानून फर्मों में, दस्तावेज़ असेंबली सिस्टम का उपयोग प्रायः काम को व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है, जैसे जटिल टर्म शीट्स और क्रेडिट समझौतों के पहले मसौदों के निर्माण के माध्यम से।

कानूनी सेवा अधिनियम 2007 के नेतृत्व में ब्रिटेन के कानूनी सेवा बाजार के उदारीकरण के साथ, बड़े संस्थानों ने अपने ग्राहकों के लिए कानूनी सहायता सम्मिलित करने के लिए अपनी सेवाओं का विस्तार किया है। इनमें से अधिकांश कंपनियां वेब पर कानूनी दस्तावेज़ सेवाएं प्रदान करने के लिए दस्तावेज़ स्वचालन तकनीक के कुछ तत्वों का उपयोग करती हैं। इसे वस्तुकरण की दिशा में एक प्रवृत्ति के रूप में देखा गया है जिससे दस्तावेज़ स्वचालन जैसी तकनीकों का परिणाम उच्च मात्रा में होता है, कम मार्जिन वाली कानूनी सेवाओं को 'पैक' किया जाता है और बड़े पैमाने पर बाजार के दर्शकों को प्रदान किया जाता है।

बीमा में
बीमा पॉलिसियाँ और प्रमाणपत्र, प्रकार के आधार पर, पॉलिसी दस्तावेज़ सैकड़ों पृष्ठों के भी हो सकते हैं और उनमें बीमाधारक के बारे में विशिष्ट जानकारी सम्मिलित होती है। सामान्यतः, अतीत में, ये बीमा दस्तावेज़ पैकेट a) फ्री-फॉर्म लेटर्स टाइप करके, b) प्री-प्रिंटेड ब्रोशर जोड़कर c) एडिटिंग टेम्प्लेट और d) आवश्यक जानकारी के साथ ग्राफिक्स को कस्टमाइज़ करके, फिर सभी को मैन्युअल रूप से छाँटकर और सम्मिलित करके बनाए गए थे। दस्तावेजों को पैकेट में भरकर बीमाधारक को डाक से भेजना। पैकेट में सम्मिलित विभिन्न दस्तावेज़ों में निम्न प्रकार के दस्तावेज़ सम्मिलित हो सकते हैं:
 * स्वागत पत्र
 * अनुबंध
 * प्रमाणपत्र
 * राज्य-विशिष्ट नीति दस्तावेज
 * बीमित वस्तुओं और बीमा राशियों की सूची
 * संशोधन
 * राइडर्स
 * परिचय पत्र
 * कंपनी की जानकारी
 * विपणन सामग्री (अन्य उत्पाद)
 * जानकारी

पैकेट को एक साथ रखने में बहुत सारा काम हो सकता है। अधिकांश पॉलिसी एडमिनिस्ट्रेशन सिस्टम में, सिस्टम शुरुआती बिंदु के रूप में किसी प्रकार का पॉलिसी स्टेटमेंट उत्पन्न करेगा, लेकिन अन्य आवश्यक सामग्री के साथ अनुकूलित और बढ़ाया जाना आवश्यक हो सकता है।

यह भी देखें

 * दस्तावेज़ रचना
 * दस्तावेज़ मॉडलिंग
 * दस्तावेज़ प्रोसेसर
 * कुशल दस्तावेज़
 * टेम्पलेट प्रोसेसर
 * टर्नअराउंड दस्तावेज़