ई-प्रोक्योरमेंट

ई-प्रोक्योरमेंट (इलेक्ट्रॉनिक प्रोक्योरमेंट, जिसे कभी-कभी आपूर्तिकर्ता विनिमय के रूप में भी जाना जाता है) व्यवसाय-से-व्यवसाय या व्यवसाय-से-उपभोक्ता या व्यवसाय-से-सरकार वस्तुओं (लेखा), निर्माण या प्रोक्योरमेंट, और सेवा (अर्थशास्त्र) की प्रोक्योरमेंट और बिक्री है ) इंटरनेट के साथ-साथ अन्य सूचना और नेटवर्किंग प्रणालियों, जैसे इलेक्ट्रॉनिक डाटा इंटरचेंज और एंटरप्राइज़ संसाधन योजना के माध्यम से किया जाता है।

इस प्रकार से ई-प्रोक्योरमेंट मूल्य श्रृंखला में इंडेंट प्रबंधन, ई-सूचना, ई-टेंडरिंग, ई-नीलामी, विक्रेता प्रबंधन, कैटलॉग प्रबंधन, प्रोक्योरमेंट आदेश एकीकरण, ऑर्डर स्थिति, शिप नोटिस, ई-चालान, ई-भुगतान और अनुबंध प्रबंधन सम्मिलित हैं।. इंडेंट प्रबंधन निविदाओं की तैयारी में सम्मिलित कार्यप्रवाह है। मूल्य श्रृंखला का यह भाग वैकल्पिक है, जिसमें अलग-अलग प्रोक्योरमेंट विभाग अपनी इंडेंटिंग प्रक्रिया को परिभाषित करते हैं। और कार्यों में प्रोक्योरमेंट, प्रशासनिक अनुमोदन और तकनीकी स्वीकृति इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में प्राप्त की जाती है।किन्तु माल प्रोक्योरमेंट में, इंडेंट जनरेशन गतिविधि ऑनलाइन की जाती है। चरण के अंतिम परिणाम को एनआईटी प्राप्त करने के लिए इनपुट के रूप में लिया जाता है।

अतः ई-प्रोक्योरमेंट के तत्वों में सूचना के लिए अनुरोध, प्रस्ताव के लिए अनुरोध, कोटेशन के लिए अनुरोध, आरएफएक्स (पिछले तीन साथ), और ईआरएफएक्स (आरएफएक्स परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर) सम्मिलित हैं।

इस प्रकार से ई-प्रोक्योरमेंट के बढ़ते उपयोग के साथ-साथ मानकीकरण की आवश्यकताएँ भी उत्पन्न होती हैं। वर्तमान में, इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय अनुभव की समृद्ध विरासत पर निर्मित विश्व स्तर पर विकसित विवर्त एक्सएमएल आधारित मानक का स्वारूप है। इसमें पांच परतें सम्मिलित हैं, जैसे मैसेजिंग, रजिस्ट्री और रिपॉजिटरी, सहयोग प्रोटोकॉल, मुख्य घटक और व्यावसायिक प्रक्रियाएं आदि ।

इतिहास
इसका उपयोग पहली बार आईबीएम द्वारा वर्ष 2000 में किया गया था, जब कंपनी ने अपनी पुनःपूर्ति प्रबंधन प्रणाली और विधि लॉन्च की थी, मैक्सिकन संचार इंजीनियर डैनियल डेल्फ़िन द्वारा डिज़ाइन किया गया, जो उस समय आईबीएम के अधिक उच्च उत्पादन संयंत्र में प्रोक्योरमेंट निदेशक थे, और आईटी प्रोग्रामर अल्बर्टो वारियो द्वारा प्रोग्राम किया गया था। इस प्रणाली को मेक्सिको के ग्वाडलाजारा स्थित संयंत्र के लिए आईबीएम की समष्टि प्रोक्योरमेंट प्रक्रिया को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया था, जो उस समय दुनिया का अधिक उच्च व्यक्तिगत कंप्यूटर उत्पादन संयंत्र था, जिसका उत्पादन मूल्य 1.6 बिलियन डॉलर प्रति वर्ष था। सिस्टम प्रयुक्त होने के तीन साल के पश्चात प्लांट का उत्पादन बढ़कर 3.6 बिलियन डॉलर हो गया था, जिसके अतिरिक्त , कंपनी ने अपने द्वितीयक उत्पादन संयंत्रों में इस प्रणाली का उपयोग किया, और इसके पश्चात में दुनिया भर में बाहरी कंपनियों को लाइसेंस बेच दिए ।

जरी तवी ने ई-प्रोक्योरमेंट तकनीक के विकास में तीन चरणों की पहचान की: प्रारंभिक सिस्टम प्रोक्योरमेंट व्यवसाय के लिए कार्यात्मक थे किन्तु उपयोगकर्ता की आवश्यकता को पूर्ण नहीं करते थे; और दूसरी पीढ़ी ने वेब-आधारित तकनीक का उपयोग किया था और इसका उद्देश्य अंतिम उपयोगकर्ताओं का समर्थन करने के साथ-साथ प्रोक्योरमेंट टीमों की इच्छाओ को पूर्ण करना था, किन्तु लचीलेपन और उपयोगिता की कमी थी। इस प्रकार से तीसरी पीढ़ी ने उपयोगकर्ता-केंद्रित लचीलेपन और प्रयोज्यता को अधिक सुरक्षित किया गया था ,।

यूरोपीय संघ में सरकारी प्रोक्योरमेंट में, सार्वजनिक क्षेत्र के लिए ई-प्रोक्योरमेंट प्रथम समय 31 मार्च 2004 के निर्देश (यूरोपीय संघ) 2004/17/ईसी और 2004/18/ईसी के साथ प्रारंभ की गई थी। इन निर्देशों को पश्चात 2014 में संशोधित किया गया था, चूंकि प्रकाशन के अवसरों के लिए इलेक्ट्रॉनिक संचार का अनिवार्य उपयोग किया गया है ,और प्रोक्योरमेंट प्रक्रियाओं का मानकीकरण, इलेक्ट्रॉनिक निविदा प्रस्तुत करने की प्रक्रिया है , अतः निश्चित सीमा से ऊपर यूरोपीय संघ में की गई सभी सार्वजनिक प्रोक्योरमेंट के लिए आपत्तियों से बचने के लिए किया जाता है इस प्रकार से सार्वजनिक प्रोक्योरमेंट के लिए पारदर्शी और समान अवसरों के लिए रूपरेखा स्थापित करना है ।.

ई-सूचना
ई-सूचना सीधे प्रोक्योरमेंटारी प्रक्रिया में भाग नहीं लेती है, किन्तु यह प्रक्रिया प्रोक्योरमेंटारी से पहले होती है। यह इंटरनेट प्रौद्योगिकी का उपयोग करके आंतरिक और बाहरी दोनों पक्षों से क्रय संबंधी सूचना एकत्र करने और वितरित करने की प्रक्रिया है। चूंकि सूचना साझाकरण से तात्पर्य उस सीमा से है, जिस सीमा तक महत्वपूर्ण और स्वामित्व सूचना किसी के आपूर्ति श्रृंखला साझाकरण को संप्रेषित की जाती है, जिससे आपूर्ति श्रृंखला में अधिक दक्षता और उच्च प्रदर्शन होता है। सूचना साझा करने में सूचना की गुणवत्ता पर भी विचार किया जाता है। इसमें आदान-प्रदान की गई सूचना की स्पष्टता, समयबद्धता, पर्याप्तता और विश्वसनीयता सम्मिलित है।

अतः यह प्रक्रिया विशेष रूप से एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) में होती है।

ई-टेंडरिंग
इलेक्ट्रॉनिक टेंडरिंग (ई-टेंडरिंग) पूर्व कागज-आधारित पद्धति के अतिरिक्त इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से निविदाएं भेजने और प्राप्त करने की प्रक्रिया है। दस्तावेज़ों को आवरण में डालने और उन्हें पोस्ट करने के अतिरिक्त, हम - और आप - अब उन्हें इंटरनेट के माध्यम से सुरक्षित रूप से आदान-प्रदान कर सकते है ।

ई-नीलामी
इस प्रकार से ई-नीलामी ऑनलाइन प्रतिस्पर्धी बोली के माध्यम से किया जाता है, चूंकि प्राकृतिक संसाधन या अन्य सामान बेचने के लिए नीलामी आयोजित करने की प्रक्रिया है। अतः भौतिक नीलामी की तुलना में, इलेक्ट्रॉनिक नीलामी पूर्ण पारदर्शिता प्रदान करती है और अधिक पार्टियों को भाग लेने में सक्षम बनाती है।

विक्रेता प्रबंधन प्रणाली
चूंकि ऐसा तब संभव होता है जब अनुबंध करने वाले प्राधिकारी का लक्ष्य प्रोक्योरमेंट प्रक्रिया के समय अपने विक्रेताओं से बढ़ा हुआ मूल्य प्राप्त करने के लिए निवेश को नियंत्रित करता है और सेवा उत्कृष्टता को बढ़ाना और विफलता की संभावना को कम करना होता है। अधिक प्रभावी समझौता सुनिश्चित करने के लिए अनुबंध प्रबंधन विभाग प्रायः स्थापित किए जाते हैं।

कैटलॉग प्रबंधन
कैटलॉग प्रबंधन रणनीतिक प्रक्रिया है जो की तब प्रारंभ होती है जब आपूर्तिकर्ता अपने उत्पाद पोर्टफोलियो को इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रकाशित करते हैं और सामान और सेवाओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रोक्योरमेंटने के लिए उत्पादों को प्रोक्योरमेंटारों के लिए उपलब्ध कराया जाता है, और बिक्री चैनलों पर उत्पाद डेटा की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए उत्पाद कैटलॉग का प्रबंधन करते समय दिखाई देता है। और उत्पाद सामग्री को आपूर्तिकर्ता या प्रोक्योरमेंटार द्वारा होस्ट किया जा सकता है।

ई-प्रोक्योरमेंटरी
इस प्रकार से ई-टेंडरिंग के विपरीत, ई-परचेजिंग का उपयोग कम मूल्य और उच्च मात्रा वाली वस्तुओं और सेवाओं की प्रोक्योरमेंट में किया जाता है। यह ऐसी वस्तुओं और सेवाओं की प्रोक्योरमेंट प्रक्रिया को इलेक्ट्रॉनिक रूप से सरल बनाता है। इस प्रकार की प्रोक्योरमेंट के लिए, कैटलॉग प्रमुख घटकों में से है जो प्रायः होता है। इस प्रणाली के प्रमुख घटक प्रायः समष्टि होते हैं और इसलिए सिस्टम विकास की प्रायः आवश्यकता होती है। यह प्रक्रिया आपूर्तिकर्ताओं द्वारा ऑनलाइन वस्तुओं के प्रकाशन से प्रारंभ होती है, और इलेक्ट्रॉनिक चयन, ऑर्डर, रिसेप्शन तक प्राप्त रहती है और क्रय पक्ष द्वारा भुगतान के साथ समाप्त होती है।

ई-ऑर्डरिंग
चूंकि इंटरनेट प्रौद्योगिकी पर आधारित सॉफ़्टवेयर प्रणाली का उपयोग करते हुए, क्रय आदेश देने और ऑर्डर की गई वस्तुओं और सेवाओं को प्राप्त करने, दोनों के लिए क्रय आवश्यकता बनाने और अनुमोदित करने की प्रक्रिया है जो आपूर्ति श्रृंखला के प्रदर्शन में अधिक सुधार करती है। ई-ऑर्डरिंग के पश्चात संवाद करते समय, ऑर्डर की गई वस्तुएं और सेवाएं सामान्यतः गैर-उत्पाद से संबंधित होती हैं, दूसरे शब्दों में - अप्रत्यक्ष एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) के स्तिथियों में ऑर्डर की गई वस्तुएं और सेवाएं उत्पाद से संबंधित हैं। इस प्रकार से सहायक सॉफ्टवेयर प्रणाली और ऑर्डरिंग कैटलॉग सिस्टम दोनों को किसी संगठन के सभी कर्मचारियों द्वारा उपयोग करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

इलेक्ट्रॉनिक चालान
इस प्रकार से ई-चालान वह विधि है जिसके द्वारा किसी ग्राहक को भुगतान के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से चालान प्रस्तुत किया जाता है। जो की उच्च कंपनियों में, देय खाते चालान की आज्ञा देता है, और संसाधित करने और भुगतान करने के लिए उत्तरदायी होते हैं।

ई-अनुबंध प्रबंधन
इस प्रकार के प्रबंधन में प्राप्य, भुगतान, अनुबंध हल, अनुबंध विविधताएं, प्रदर्शन प्रतिभूतियां, और ऑडिटिंग और नियंत्रण गतिविधियों का प्रबंधन सम्मिलित है, और इसके मौलिक रूप के विपरीत, ई-अनुबंध प्रबंधन इसका इलेक्ट्रॉनिक सुधार है।

सार्वजनिक क्षेत्र में
सार्वजनिक क्षेत्र में ई-प्रोक्योरमेंट अंतरराष्ट्रीय स्तर पर उभर रही है। इसलिए, बांग्लादेश, मंगोलिया, यूक्रेन, भारत, सिंगापुर, एस्तोनिया, यूनाइटेड किंगडम, संयुक्त राज्य अमेरिका, मलेशिया, इंडोनेशिया, ऑस्ट्रेलिया, यूरोपीय संघ में पहल प्रयुक्त की गई है।

अतः सार्वजनिक क्षेत्र के संगठन सरकारी प्रोक्योरमेंट में बढ़ी हुई दक्षता और निवेश बचत (तीव्र और सस्ता) जैसे लाभ प्राप्त करने के लिए अनुबंधों के लिए ई-प्रोक्योरमेंट का उपयोग करते हैं। और प्रोक्योरमेंट सेवाओं में पारदर्शिता में सुधार (भ्रष्टाचार को कम करने के लिए) किया जाता है । इस प्रकार से सार्वजनिक क्षेत्र में ई-प्रोक्योरमेंट में वर्तमान समय के वर्षों में तीव्रता से वृद्धि देखी गई है। लुइसियाना के 2008 के नियमित विधायी सत्र के अधिनियम 590 में इलेक्ट्रॉनिक नीलामियो की प्राप्ति के लिए प्रावधान करने के लिए राजनीतिक उपविभागों की आवश्यकता होती है।

ई-प्रोक्योरमेंट परियोजनाएं प्रायः डिजिटल अर्थव्यवस्था में अपने नागरिकों और व्यवसायों को उत्तम सेवा देने के लिए देश के सामान्य ई-सरकार प्रयासों का भाग होती हैं। अतः उदाहरण के लिए, सिंगापुर के GeBIZ को उसके ई-गवर्नमेंट मास्टरप्लान के तहत कार्यक्रम के रूप में प्रयुक्त किया गया था।

इस प्रकार से प्रोक्योरमेंट जी6 सार्वजनिक प्रोक्योरमेंट में ई-प्रोक्योरमेंट उपकरणों के उपयोग का नेतृत्व करता है।

इसके अतिरिक्त सफल सुधार का उदाहरण यूक्रेन पारदर्शी रूप से द्वारा दिखाया गया है। चूंकि यूक्रेनी सरकार, व्यापार क्षेत्र और नागरिक समाज के मध्य सहयोग का परिणाम है । यह प्रणाली अंतरराष्ट्रीय भ्रष्टाचार विरोधी संगठन, ट्रांसपेरेंसी इंटरनेशनल यूक्रेन द्वारा स्वयंसेवकों, गैर सरकारी संगठनों, यूक्रेन समुदाय और यूक्रेन के राज्य निकायों, डब्ल्यूएनआईएसईएफ फंड, ईबीआरडी और अन्य भागीदारों की सहायता से विकसित की गई थी।

विक्रेता
यह क्षेत्र दो प्रकार के विक्रेताओं से भरा हुआ है: उच्च उद्यम संसाधन नियोजन (ईआरपी) प्रदाता जो अपनी सेवाओं में से के रूप में ई-प्रोक्योरमेंट की प्रस्तुत करते हैं, और अधिक मितव्ययी सेवाएं विशेष रूप से ई-प्रोक्योरमेंट पर केंद्रित हैं।

लाभ
ई-प्रोक्योरमेंट प्रणाली प्रयुक्त करने से संगठन के सभी स्तरों को लाभ होता है। ई-प्रोक्योरमेंट प्रणालियाँ उत्तम खर्च दृश्यता और नियंत्रण प्रदान करती हैं और वित्त अधिकारियों को प्रोक्योरमेंट आदेशों, रसीदों और नौकरी टिकटों के साथ प्रोक्योरमेंट का मिलान करने में सहायता करती हैं। और ई-प्रोक्योरमेंट प्रणाली वेब साइट के माध्यम से निविदाओं का प्रबंधन भी करती है। उदाहरण 'अधिग्रहण प्रबंधन प्रणाली (एसएएम)' है, जिसने 30 जुलाई, 2013 को पूर्व केंद्रीय कांट्रेक्टर पंजीकरण और ऑनलाइन अभ्यावेदन और प्रमाणन आवेदन (ओआरसीए) से सूचना को संयुक्त किया है । और संयुक्त राज्य अमेरिका में प्रयुक्त किया गया है ।

इस प्रकार से सरकारी प्रोक्योरमेंट के स्तिथियों में, लाभ दक्षता, पारदर्शिता, समानता, निष्पक्षता और स्थानीय व्यापार को प्रोत्साहन हो सकता है। क्योंकि ई-प्रोक्योरमेंट प्रतिस्पर्धा बढ़ाती है, लेनदेन निवेश कम करती है, और नीलामी प्रक्रिया में समय और त्रुटियों को कम करने की क्षमता रखती है, और दक्षता प्राप्त की जाती है। इंटरनेट की सरलता पहुंच और निर्मलता के कारण होता है, अधिक लोग पहले से सूचना प्राप्त कर सकते हैं, जिससे पारदर्शिता बढ़ती है। इस प्रकार स्थान और समय के प्रति तटस्थता समानता और निष्पक्षता सुनिश्चित करती है।

हानि
इसके अतिरिक्त विक्रेता सामान्य आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन संरचना की तुलना में ग्राहक के पश्चात् अधिक सूचना प्राप्त कर रहा है, और ई-प्रोक्योरमेंट को उच्च हानि विक्रेता को ग्राहक का लाभ उठाने के लिए प्रोत्साहित करना हो सकता है।

यह भी देखें

 * समष्टि बिक्री
 * निर्माण बोली
 * अनुबंध ए
 * प्रस्ताव (व्यवसाय)
 * रिवर्स नीलामी
 * कम कार्बन वाले टेंडरिंग
 * निविदा सूचना
 * निविदा करना
 * सामरिक सोर्सिंग
 * आउटसोर्सिंग
 * सार्वजनिक ई-प्रोक्योरमेंट
 * भुगतान करने के लिए प्रोक्योरमेंटें