दस्तावेज़

दस्तावेज एक लेखन, आरेखण, प्रस्तुत, या स्मारकीय प्रतिनिधित्व है, जो प्रायः गैर-काल्पनिक, साथ ही काल्पनिक, विषय वस्तु की अभिव्यक्ति है। यह शब्द लैटिन डॉक्यूमेंटम से उत्पन्न हुआ है, जो एक शिक्षण या पाठ को दर्शाता है: क्रिया डोसेओ  सिखाने के लिए दर्शाता है। अतीत में, इस शब्द का प्रयोग सामान्यतः एक सत्य या तथ्य के साक्ष्य के रूप में उपयोगी लिखित प्रमाण को निरूपित करने के लिए किया जाता था। परिकलक युग में, दस्तावेज़ सामान्यतः इसकी संरचना और प्रारूप सहित प्राथमिक रूप से पाठ्य परिकलक दस्तावेज़ को दर्शाता है, उदा. फोंट, रंग और परिकलक जनित अलंकृत भाषा। समसामयिक रूप से, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के अस्तित्व को देखते हुए दस्तावेज़ को इसके संचरण माध्यम, जैसे, कागज द्वारा परिभाषित नहीं किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण विशिष्ट है क्योंकि इसमें दस्तावेज़ की तुलना में अधिक संकेत हैं। दस्तावेज़ों को रीयलिया (पुस्तकालय विज्ञान) से भी अलग किया जाता है, जो त्रि-आयामी वस्तुएं हैं जो अन्यथा दस्तावेज़ की परिभाषा को संतुष्ट करती हैं क्योंकि वे यादगार या विचार का प्रतिनिधित्व करते हैं; दस्तावेजों को द्वि-आयामी प्रतिनिधित्व के रूप में अधिक माना जाता है। जबकि दस्तावेजों में अनुकूलन की बड़ी किस्में हो सकती हैं, सभी दस्तावेजों को स्वतंत्र रूप से साझा किया जा सकता है और ऐसा करने का अधिकार है, रचनात्मकता को दस्तावेजों द्वारा भी दर्शाया जा सकता है। इतिहास, घटनाएँ, उदाहरण, मत आदि सब कुछ दस्तावेज़ों में अभिव्यक्त किया जा सकता है।

संक्षेप परिभाषाएँ
प्रलेख की अवधारणा को सुजैन ब्रीट द्वारा किसी ठोस या प्रतीकात्मक संकेत के रूप में परिभाषित किया गया है, जिसे संरक्षित या रिकॉर्ड किया गया है, पुनर्निर्माण के लिए या किसी घटना को साबित करने के लिए, चाहे वह शारीरिक हो या मानसिक।

एक प्रायः उद्धृत लेख का निष्कर्ष है कि जोनाथन प्रीस्ट, पॉल ओटलेट, ब्रिएट, वाल्टर शूरमेयेर और अन्य दस्तावेजकारों के बीच दस्तावेज़ की विकसित धारणा ने दस्तावेज़ों के पारंपरिक भौतिक रूपों के स्थान पर एक दस्तावेज़ के रूप में कार्य करने पर तेजी से जोर दिया। अंकीय तकनीक में बदलाव इस अंतर को और भी महत्वपूर्ण बना देगा। लेवी के विचारशील विश्लेषणों ने दिखाया है कि अंकीय दस्तावेज़ों की तकनीक पर ज़ोर देने से दस्तावेज़ों के रूप में अंकीय दस्तावेज़ों की हमारी समझ बाधित हुई है (उदाहरण के लिए, लेवी, 1994 ). एक पारंपरिक दस्तावेज़, जैसे कि एक मेल संदेश या एक तकनीकी प्रतिवेदन, अंकीय तकनीक में भौतिक रूप से बिट्स की एक श्रृंखला के रूप में मौजूद है, जैसा कि अंकीय वातावरण में सब कुछ करता है। अध्ययन की वस्तु के रूप में, इसे एक दस्तावेज में बनाया गया है। इसका अध्ययन करने वालों के लिए यह भौतिक प्रमाण बन गया है।

दस्तावेज़ को पुस्तकालय और सूचना विज्ञान और दस्तावेज़ीकरण विज्ञान में एक मौलिक, अमूर्त विचार के रूप में परिभाषित किया गया है: यह शब्द हर उस चीज़ को दर्शाता है जिसे सबूत के रूप में प्रस्तुत करने के लिए प्रतिनिधित्व या स्मारक बनाया जा सकता है। सुज़ैन ब्रीट द्वारा प्रदान किया गया उत्कृष्ट उदाहरण एक मृग है: अफ्रीका के मैदानी इलाकों में जंगली रूप से चलने वाले एक मृग को एक दस्तावेज नहीं माना जाना चाहिए [;] वह नियम है। लेकिन अगर इसे पकड़ना था, चिड़ियाघर ले जाना था और अध्ययन की वस्तु बनाना था, तो इसे एक दस्तावेज बना दिया जाता। यह अध्ययन करने वालों द्वारा उपयोग किए जाने वाले भौतिक साक्ष्य बन गए हैं। दरअसल, मृग के बारे में लिखे गए विद्वतापूर्ण लेख गौण दस्तावेज हैं, क्योंकि मृग ही प्राथमिक दस्तावेज है। इस राय की व्याख्या अभिनेता-संजाल सिद्धांत की प्रारंभिक अभिव्यक्ति के रूप में की गई है।

प्रकार
एक दस्तावेज़ को संरचित किया जा सकता है, जैसे सारणीबद्ध दस्तावेज़, सूचियाँ, प्रपत्र (दस्तावेज़), या वैज्ञानिक लेखाचित्र, अर्ध-संरचित एक पुस्तक या एक समाचार पत्र लेख, या एक हस्तलिखित नोट की तरह असंरचित। दस्तावेज़ों को कभी-कभी  वर्गीकृत जानकारी, गोपनीयता या सार्वजनिक रूप में वर्गीकृत किया जाता है। उन्हें लघ्वन दस्तावेज़ या प्रमाण पढ़ने के रूप में भी वर्णित किया जा सकता है। जब कोई दस्तावेज़ प्रतिलिपि बना रहा होता है, तो स्रोत को मौलिकता कहा जाता है।

दस्तावेज़ों का उपयोग कई क्षेत्रों में किया जाता है, जैसे:
 * अकादमिक: पांडुलिपि, अभिधारणा, अकादमिक प्रकाशन, शैक्षणिक पत्रिका, लेखाचित्र और तकनीकी चित्रकारी
 * मीडिया: मॉक-अप, पटकथा, छवि, छायाचित्रण और अखबार का लेख
 * प्रशासन (सरकार), कानून और राजनीति : एकस्वीकृत आवेदन, संक्षिप्त (कानून), प्रमाण पत्र (बहुविकल्पी) आयोग (दस्तावेज), संवैधानिक दस्तावेज, प्रपत्र (दस्तावेज), राजपत्र, पहचान दस्तावेज, अनुज्ञप्ति,  घोषणापत्र, सम्मन, जनगणना, और श्वेत पत्र
 * व्यवसाय: चालान, वित्तीय उद्धरण, RFP, प्रस्ताव (व्यवसाय), अनुबंध, संकुल पर्ची, अभिव्यक्ति, प्रतिवेदन, स्प्रैडशीट, MSDS, लदान बिल (BOL),  वित्तीय विवरण, गैर-प्रकटीकरण समझौता (NDA), पारस्परिक गैर प्रकटीकरण समझौता  (MNDA), और उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका।
 * भूगोल और योजना: स्थलाकृतिक मानचित्र, कडेस्टर, किंवदंती (नक्शा) और वास्तु योजना।

इस तरह के मानक दस्तावेजों को आधार पट्ट (शब्द प्रक्रमण) के आधार पर तैयार किया जा सकता है।

मसौदा तैयार करना
किसी दस्तावेज़ का पृष्ठ अभिविन्यास यह है कि दस्तावेज़ के स्थान पर जानकारी को लेखाचित्रीय रूप से कैसे व्यवस्थित किया जाता है, उदाहरण के लिए, पृष्ठ पर। यदि दस्तावेज़ की उपस्थिति चिंता का विषय है, तो पृष्ठ अभिविन्यास सामान्यतःलेखाचित्रीय अभिकल्पना की ज़िम्मेदारी होती है। मुद्रण पत्र और प्रतीक रूपों के अभिकल्पना और दस्तावेज़ में उनकी भौतिक व्यवस्था से संबंधित है। सूचना अभिकल्पना सूचना के प्रभावी संचार विशेष रूप से औद्योगिक दस्तावेजों और सार्वजनिक संकेतों से संबंधित है। सरल शाब्दिक दस्तावेज़ों को दृश्य अभिकल्पना की आवश्यकता नहीं हो सकती है और केवल एक लेखक, आंकड़े प्रविष्टि लेखाकार या प्रतिलेखक द्वारा ही तैयार किया जा सकता है। प्रपत्र (दस्तावेज़) को उनके प्रारंभिक क्षेत्रों के लिए एक दृश्य अभिकल्पना की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन प्रपत्रों को पूरा करने के लिए नहीं।

संचार माध्यम
परंपरागत रूप से, एक दस्तावेज़ का माध्यम कागज था और सूचना को स्याही में लिखा गया था, या तो लिखावट (पांडुलिपि बनाने के लिए) या एक यांत्रिक प्रक्रिया (जैसे, एक छापाखाना या लेजर प्रिंटर ) द्वारा। आज, कुछ छोटे दस्तावेजों में एक साथ कागज़ अंशुक (बंधक) भी सम्मिलित हो सकती हैं।

ऐतिहासिक रूप से, दस्तावेजों को पटेर (प्राचीन मिस्र में शुरू) या चर्मपत्र पर स्याही से अंकित किया गया था; एक तेज उपकरण का उपयोग करके पत्थर पर खरोंच या उत्कीर्ण की जाती है, उदाहरण के लिए, बाइबिल में वर्णित पत्थर की पटिया; मिट्टी में मुद्रांकित या उकेरा गया और फिर मिट्टी की गोलियाँ बनाने के लिए बेक किया गया, उदाहरण के लिए, सुमेरियन और अन्य मेसोपोटामिया सभ्यताओं में। पपीरस या चर्मपत्र को प्रायः एक स्क्रॉल (चर्मपत्र) में घुमाया जाता था या चादरों में काटा जाता था और ज़ाब्ता  (पुस्तक) में  जिल्द  किया जाता था।

दस्तावेजों को यादगार बनाने और प्रदर्शित करने के समकालीन इलेक्ट्रॉनिक साधनों में सम्मिलित हैं:
 * डेस्कटॉप परिकलक, लैपटॉप, टैबलेट परिकलक, आदि का परिकलक प्रकाशन; संपठनीय प्रति बनाने के लिए वैकल्पिक रूप से संगणक मुद्रक के साथ;
 * व्यक्तिगत अंकीय सहायक (PDA);
 * समर्पित ई-पुस्तक उपकरण ;
 * इलेक्ट्रॉनिक पेपर, सामान्यतः, वहनीय दस्तावेज़ स्वरूप (PDF) का उपयोग करके;
 * सूचना उपकरण ;
 * अंकीय श्रव्य वादक; और
 * रेडियो और चित्रपटल दूरसंचार सेवा प्रदाता ।

अंकीय दस्तावेज़ों को सामान्यतः एक विशिष्ट माध्यम में प्रस्तुत करने योग्य होने के लिए एक विशिष्ट संचिका प्रारूप की आवश्यकता होती है।

विधि में
सभी रूपों में दस्तावेज़ प्रायः आपराधिक और नागरिक कार्यवाही में भौतिक साक्ष्य के रूप में कार्य करते हैं। इस तरह के दस्तावेज़ का न्यायिक विश्लेषण प्रश्नगत दस्तावेज़ परीक्षा के दायरे में है। मुकदमेबाजी के दौरान बड़ी संख्या में उत्पन्न होने वाले दस्तावेजों को सूचीबद्ध करने और प्रबंधित करने के लिए, बेट्स संख्यांकन को प्रायः मुकदमे में सभी दस्तावेजों पर लागू किया जाता है ताकि प्रत्येक दस्तावेज़ में एक अद्वितीय, स्वेच्छाचारी, पहचान संख्या हो।

यह भी देखें

 * लेखागार
 * पुस्तक
 * दस्तावेज़ीकरण
 * प्रलेखन
 * पुस्तक का इतिहास
 * पहचान दस्तावेज़
 * शीर्षक
 * रियलिया (पुस्तकालय विज्ञान)
 * यात्रा दस्तावेज

आगे की पढाई

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